Gastos comunes en Chile: cómo se cobran, qué interés aplicar y cuándo el aviso tiene mérito ejecutivo

El departamento 1204 lleva cuatro meses sin pagar los gastos comunes. Juntaste los avisos de cobro, los llevaste a un abogado y la primera pregunta fue si los firmaste. No el monto ni la antigüedad de la deuda: la firma. En Chile esa firma es la diferencia entre un cobro que entra directo a juicio ejecutivo y uno que parte discutiendo si la deuda existe.

Esta guía es para administradores y comités de administración de condominios en Chile, y trabaja solo con la Ley N° 21.442 de copropiedad inmobiliaria y su reglamento. Si administras en otro país, el procedimiento es distinto.

Quién cobra los gastos comunes y qué debe decir el aviso

El cobro de los gastos comunes lo hace el administrador del condominio, conforme a la ley, al reglamento de copropiedad y a los acuerdos de la asamblea. Lo dice el artículo 31 de la Ley 21.442: el comité de administración no cobra y la asamblea tampoco.

El mismo artículo fija el contenido mínimo del aviso: la proporción en que ese copropietario contribuye a los gastos comunes y al fondo común de reserva, los intereses y multas que adeude a la fecha, y en detalle el total de ingresos, los egresos mensuales y el saldo de caja del condominio.

Ese último punto es el que más avisos incumple. Un aviso que solo muestra el monto de la unidad no cumple el artículo 31, y es justamente el documento que después quieres usar para cobrar. Si todavía estás definiendo las proporciones, revisa cómo calcular correctamente el prorrateo de gastos.

Cuándo vence el gasto común y qué interés puedes aplicar

El plazo legal es de diez días contados desde la fecha de emisión del aviso de cobro, salvo que el reglamento de copropiedad establezca otra periodicidad u otro plazo. Así lo señala el artículo 7° de la Ley 21.442.

Si el copropietario cae en mora, la deuda devenga el interés que disponga ese reglamento o, en su defecto, el del reglamento tipo. Y ahí está el tope que conviene memorizar: ese interés no puede ser superior al 50% del interés corriente bancario.

El tope no es la tasa máxima convencional: son dos tasas distintas, y la que manda en gastos comunes es el interés corriente. La Comisión para el Mercado Financiero publica cada mes el certificado de ambas, así que el número con el que calculas la mora es verificable y cambia mes a mes.

El interés también tiene que estar escrito. Si tu reglamento no lo fija, se aplica el del reglamento tipo aprobado por el Ministerio de Vivienda y Urbanismo, no el que el comité acuerde de palabra. Antes de aplicar cualquier recargo, entiende qué pasa si no actualizaste el reglamento a la Ley 21.442.

Un punto que suele perderse: cuando una unidad pertenece en común a dos o más personas, cada una responde solidariamente por el total de las obligaciones económicas de esa unidad. Puedes cobrarle el total a cualquiera.

Qué significa que el aviso de cobro tenga mérito ejecutivo

Mérito ejecutivo quiere decir que el documento basta para iniciar un juicio ejecutivo, en el que se parte de la base de que la deuda existe y se pasa al requerimiento de pago y al embargo, sin un juicio previo.

El artículo 32 de la Ley 21.442 se lo da a dos documentos:

1. los avisos de cobro de gastos comunes y de las demás obligaciones económicas adeudadas por los copropietarios, siempre que estén firmados de forma presencial o electrónica por el administrador;
2. la copia del acta de la asamblea válidamente celebrada, autorizada por el comité de administración, en que se acuerden esos gastos comunes.

La firma es el requisito que se olvida: un aviso que sale del sistema de contabilidad y se envía por correo sin firmar no cumple el artículo 32. La firma electrónica sirve, y es la vía más limpia cuando emites cientos de avisos al mes.

Dos detalles del mismo artículo ahorran tiempo y plata. Una vez deducida la acción ejecutiva quedan comprendidas en ella las obligaciones de igual naturaleza que se devenguen durante la tramitación, así que no hay que demandar de nuevo cada mes. Y la notificación del requerimiento de pago, junto con la orden de embargo, se hace personalmente o por cédula en el domicilio que el copropietario haya registrado en la administración o, a falta de ese domicilio, en la unidad que generó la demanda. Sin ese domicilio, la notificación llega donde vive el arrendatario y no el deudor.

Convenios de pago: la salida que existe antes del juicio

El administrador está facultado para celebrar convenios de pago con los copropietarios morosos, y el reglamento de la Ley 21.442 fija cómo:

1. El comité de administración puede dictar normas de uso y administración con criterios generales y objetivos de acceso al convenio, según antigüedad y monto de la deuda, para evitar arbitrariedades. Si existen, el administrador debe sujetarse a ellas.
2. Cada convenio requiere acuerdo del comité, que debe constar por escrito y comunicarse por la vía más idónea.
3. Se suscribe presencial o electrónicamente por el moroso y el administrador, con cuotas mensuales, y se registra en el archivo de documentos y en la contabilidad del condominio.
4. La primera cuota se paga al suscribirlo. Desde ese momento, y mientras cumpla el convenio y sus otras obligaciones económicas, ese copropietario se considera hábil.
5. Las cuotas del convenio se consignan en el aviso de cobro mensual mientras esté vigente.

Las repactaciones solo proceden si las normas del comité las permiten, y no puede firmarse un segundo convenio con quien ya tiene uno vigente. El punto cuatro es el que cambia asambleas: el moroso que firma y paga la primera cuota recupera el derecho a voto que la morosidad le quitaba.

Suspensión de servicios: lo que la ley permite y lo que prohíbe

El artículo 20 número 9 de la Ley 21.442 faculta al administrador para suspender o requerir la suspensión, con acuerdo del comité, del servicio eléctrico, de telecomunicaciones o de calefacción de las unidades cuyos propietarios estén morosos en tres o más cuotas, continuas o discontinuas, de gastos comunes.

Cuando el condominio no dispone de sistemas propios de control del paso de esos servicios, el artículo 36 traslada la ejecución a las empresas suministradoras, que deben suspenderlos a requerimiento escrito del administrador y previa autorización del comité. No puede solicitarse la suspensión simultánea de más de uno de esos servicios, y el administrador debe remitir copia del requerimiento a los propietarios morosos.

Hay dos prohibiciones absolutas. No puede suspenderse ningún servicio domiciliario por mora en gastos comunes respecto de deudas devengadas durante la vigencia de una declaración de estado de catástrofe que afecte al condominio, mientras siga vigente. Y en las unidades donde residan personas electrodependientes, en ningún caso puede efectuarse ni solicitarse la suspensión del servicio eléctrico por mora. Si no sabes en qué unidades hay personas electrodependientes, no estás en condiciones de pedir un corte.

Checklist antes de emitir el próximo aviso de cobro

1. Confirma que el aviso trae la proporción de la unidad, el fondo común de reserva, los intereses y multas a la fecha, y el detalle de ingresos, egresos y saldo de caja.
2. Fírmalo como administrador, presencial o electrónicamente. Sin firma no hay mérito ejecutivo.
3. Contrasta el interés por mora de tu reglamento con el 50% del interés corriente bancario del mes.
4. Actualiza el registro de domicilios, sobre todo de quienes arriendan su unidad.
5. Marca quiénes tienen convenio vigente y al día, para no tratarlos como inhábiles en la próxima asamblea.
6. Antes de pedir un corte, verifica las tres o más cuotas impagas, el acuerdo escrito del comité y si en la unidad reside una persona electrodependiente.

Nada de esto es difícil. Es repetitivo, y por eso se cae: el aviso sale sin firma en un mes cargado, el convenio queda en un correo que nadie registró, el domicilio del propietario sigue siendo el de 2019. El reglamento permite expresamente que el comité acuerde usar aplicaciones y herramientas digitales como mecanismo de cobro. Si vas por ahí, mira cómo digitalizar la cobranza y reducir la morosidad y cómo ordenar la cobranza de la mora paso a paso.

En la Noque el aviso de cobro, el historial de cada unidad, los convenios de pago y los datos de contacto viven en el mismo lugar, así que cuando toca cobrar no hay que reconstruir nada. Si quieres verlo con tu condominio, puedes hablar con un asesor.