Presupuesto anual del condominio: cómo armarlo y presentarlo en asamblea

Faltan tres semanas para la asamblea y el presupuesto anual del condominio sigue siendo el archivo del año pasado con las cifras un poco más altas. Es el atajo más común de la administración y también el más caro: un presupuesto copiado se queda corto a mitad de año y termina en una cuota extraordinaria que nadie esperaba.

Esta guía es para el administrador que tiene que armarlo desde los números reales del condominio y presentarlo de forma que la asamblea lo apruebe sin una discusión de tres horas.

Qué es el presupuesto anual del condominio

El presupuesto anual del condominio es la proyección de todos los gastos e ingresos de la copropiedad para los próximos doce meses, y es la base que define cuánto paga cada unidad en cuotas de mantenimiento.

Tiene dos lados. El de egresos reúne todo lo que el condominio va a gastar: administración, portería, aseo, energía y agua de áreas comunes, mantenimiento, seguros y aportes al fondo de reserva. El de ingresos reúne las cuotas ordinarias más lo que entre por alquiler del salón, parqueaderos de visitantes o publicidad.

La resta de esos dos lados no puede ser negativa. Cuando lo es, la diferencia sale del fondo de reserva, de una cuota extraordinaria o del proveedor al que se le deja de pagar. El reparto del total entre las unidades sigue el coeficiente de copropiedad, así que revisa cómo se calcula correctamente el prorrateo de gastos antes de convertir el presupuesto en cuota mensual.

Quién lo elabora y quién lo aprueba

En la región el administrador elabora el presupuesto y un órgano colectivo lo aprueba; lo que cambia de un país a otro es cuál es ese órgano y con cuánta anticipación hay que entregarlo.

En Colombia, la Ley 675 de 2001 es explícita. El artículo 51 pone en manos del administrador convocar a la asamblea y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior junto con un presupuesto detallado de gastos e ingresos del nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros. El artículo 38, numeral 2, deja la decisión final en la asamblea general, que aprueba o imprueba los estados financieros y el presupuesto anual.

En Chile, el artículo 22 de la Ley 21.442 obliga al administrador a confeccionar un presupuesto estimativo de las obligaciones económicas del condominio para un período de doce meses, informando además cuánto hay en el fondo común de reserva y si se proyecta usarlo. Ese presupuesto se remite al comité de administración y a cada copropietario con al menos treinta días de antelación al inicio del período, los copropietarios pueden hacer observaciones hasta quince días antes, y quien lo aprueba es el comité de administración, salvo que contemple materias que exijan acuerdo de la asamblea.

En México la norma es estatal: cada entidad tiene su propia ley de propiedad en condominio, así que revisa la de tu estado para saber qué mayoría se necesita. Y en cualquier país el reglamento interno manda sobre los plazos y formalidades que la ley deja abiertos.

Cuándo empezar a armarlo

Empieza dos o tres meses antes de que termine el período presupuestal, no dos semanas antes de la asamblea.

El calendario legal ayuda a fijar la fecha. En Colombia, el artículo 39 de la Ley 675 manda que la asamblea ordinaria se reúna por lo menos una vez al año, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal, salvo fecha distinta en el reglamento, con convocatoria de al menos quince días. En Chile, los treinta días del artículo 22 marcan el mismo ritmo.

Un cronograma que funciona:

• Noventa días antes: cierra las cifras reales del año que termina, rubro por rubro.
• Sesenta días antes: pide cotizaciones, renegocia contratos y confirma la renovación de pólizas.
• Treinta días antes: lleva el borrador al consejo o comité de administración.
• Quince días antes: envía el documento final con la convocatoria.

Cómo armar el presupuesto, paso a paso

1. Cierra el año anterior con la ejecución real. Pon lado a lado lo presupuestado y lo gastado en cada rubro. Lo que se pasó dos años seguidos no es un accidente, es tu presupuesto real escondido.
2. Separa los gastos en tres grupos. Fijos (administración, portería, aseo), variables (energía, agua, reparaciones menores) y estacionales (pintura, jardinería, piscina en verano). Los estacionales son los que se olvidan.
3. Proyecta con contratos, no con un porcentaje al aire. Subir todo un 10% porque sí es adivinar. Revisa cada contrato: cuándo se reajusta, contra qué índice y en qué mes cae el aumento. Un contrato de vigilancia que se reajusta en marzo no impacta doce meses del año, impacta diez.
4. Incluye el mantenimiento programado. Ascensores, bombas, tanques y extintores tienen periodicidad conocida. Dejarlos fuera para que la cuota se vea más baja solo cambia el mes en que aparece el problema.
5. Aparta para lo imprevisible. En Colombia el artículo 35 de la Ley 675 exige un fondo de imprevistos con un recargo no inferior al 1% sobre el presupuesto anual de gastos comunes, y permite a la asamblea suspender el cobro cuando el fondo alcance el 50% del presupuesto ordinario anual. Aun donde no hay porcentaje obligatorio, vale entender para qué sirve el fondo de reserva y cuál es el porcentaje razonable antes de fijar el aporte.
6. Estima la morosidad con el histórico, no con optimismo. Si el año pasado recaudaste el 92% de lo facturado, presupuestar sobre el 100% te deja un hueco del 8% desde enero. Usa el porcentaje real de recaudo y trabaja la cobranza aparte.
7. Convierte el total en cuota por unidad. Divide según el coeficiente y calcula cuánto sube cada tipo de apartamento en dinero, no en porcentaje. Es el número que la asamblea va a discutir.

Los errores que hacen reventar un presupuesto

El presupuesto se rompe casi siempre por las mismas razones, y todas se evitan en la etapa de armado.

• Copiar el del año anterior con un ajuste plano, sin mirar la ejecución.
• Presupuestar con recaudo del 100% cuando el histórico dice otra cosa.
• Sacar el mantenimiento programado para que la cuota se vea más baja.
• Olvidar la renovación de las pólizas, que suele llegar con aumento.
• Aceptar una cuota que los copropietarios quieren pero que no cubre los gastos proyectados. El déficit no desaparece, solo se aplaza.

El último es el que más termina en conflicto, porque a mitad de año el condominio necesita dinero fuera de calendario. Si llegas ahí, revisa cómo se aprueban y se cobran las cuotas extraordinarias sin conflicto: el procedimiento es más exigente que el del presupuesto ordinario.

Cómo presentarlo en asamblea para que se apruebe

Un presupuesto se aprueba cuando los copropietarios entienden de dónde salen las cifras, no cuando el administrador defiende el total.

Cinco cosas que cambian el resultado:

1. Envía el documento con la convocatoria, no lo repartas en la puerta. Quien lee antes pregunta mejor y discute menos.
2. Muestra ejecutado y proyectado juntos. Ver que el rubro de energía cerró en el 112% de lo presupuestado explica el aumento sin que tengas que argumentarlo.
3. Justifica cada aumento con el papel. La cotización o el contrato en pantalla valen más que cualquier explicación.
4. Traduce el impacto a dinero por unidad. Un aumento del 9% suena a mucho en abstracto; ver cuánto significa sobre la cuota actual de cada tipo de apartamento cambia la conversación.
5. Lleva dos escenarios cuando hay una obra grande. Hacerla ahora dentro del presupuesto o postergarla con el riesgo asumido por escrito. Se decide mejor eligiendo entre opciones concretas.

Aprobado el presupuesto, el trabajo pasa a ser seguimiento: comparar cada mes lo ejecutado contra lo proyectado y avisar temprano cuando un rubro se desvía. Ese mismo material sostiene la rendición de cuentas al final del ejercicio, así que llevarlo al día te ahorra el trabajo dos veces.

Un presupuesto vive del control mensual

Armar el presupuesto es más fácil cuando los gastos del año, las cuotas emitidas y el recaudo real están en el mismo lugar, y no repartidos entre planillas, recibos y el correo del contador. Eso es lo que centraliza el panel del administrador de Noque: gastos por rubro, cobranza de cuotas y los documentos que después sostienen la rendición de cuentas. Hay siete días de prueba gratis y el cobro es por unidad registrada. Si quieres verlo con los números de tu condominio, habla con un asesor.