Cámaras de seguridad en conjuntos residenciales: lo que exige la ley de habeas data en Colombia

El propietario del 302 llega a la portería con el celular en la mano: le rayaron el carro en el parqueadero y quiere el video. El administrador tiene la grabación, tiene toda la buena intención y, si la entrega así nomás, incumple la ley. En Colombia, las cámaras de seguridad de un conjunto residencial son tratamiento de datos personales, y eso las pone bajo el régimen de habeas data de la Ley 1581 de 2012.

Esta guía es para administradores de propiedad horizontal en Colombia. Si administras en México o Chile, la norma que te aplica es otra.

Grabar imágenes es tratar datos personales

Captar, grabar, almacenar o reproducir imágenes de personas identificables es tratamiento de datos personales, sujeto al régimen general de la Ley 1581 de 2012. Lo dice la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), que considera estos sistemas intrusivos para la privacidad y les exige más diligencia que a cualquier otra base de datos del conjunto.

De ahí salen tres papeles con nombre propio:

• Responsable: la persona jurídica del conjunto. La propiedad horizontal constituida da origen a una persona jurídica civil y sin ánimo de lucro (Ley 675 de 2001, artículos 32 y 33), y es ella la que decide sobre la base de datos.
• Quien responde en el día a día: el administrador, que tiene su representación legal y facultades de conservación sobre los bienes comunes (Ley 675, artículos 50 y 51).
• Encargada: la empresa de vigilancia. Cuando un tercero opera las cámaras es Encargado del Tratamiento, y la copropiedad sigue siendo Responsable. Tercerizar el monitoreo no traslada la obligación.

Dónde puedes poner una cámara y dónde no

Puedes instalar cámaras en zonas comunes con una finalidad de seguridad definida por escrito, y no puedes instalarlas donde la grabación afecte la vida privada e íntima de las personas. Esa frontera, que traza la guía de videovigilancia de la SIC, resuelve los casos dudosos mejor que una lista de lugares.

• Sin problema, con aviso visible: porterías, accesos peatonales y vehiculares, parqueaderos, ascensores, pasillos, cuartos de basura y de máquinas.
• Con cuidado y finalidad explícita: salón comunal, gimnasio y piscina. La guía pide evaluar el impacto sobre la intimidad antes de instalar.
• Nunca: baños y vestieres, y cualquier ángulo que entre por la ventana o la puerta de un apartamento. Una cámara que encuadra el interior de una unidad privada ya no vigila bienes comunes.

El punto más discutido es la vía pública. La SIC es tajante: la seguridad en entornos públicos es tarea exclusiva del Estado. Tu conjunto puede captar calle solo cuando sea inevitable para su finalidad, y limitado a las áreas más próximas al espacio vigilado, como la portería y la entrada. Una cámara apuntando media cuadra calle abajo no cabe en esa excepción.

Si estás evaluando cámaras junto con un cambio en la entrada, mira antes si la portería remota conviene para tu condominio: el proveedor que monitorea desde afuera también es Encargado y necesita contrato.

El aviso de videovigilancia: qué tiene que decir

Un letrero que solo dice "sonríe, te estamos grabando" no cumple. Las señales deben tener, como mínimo, el contenido de un aviso de privacidad, que el Decreto 1074 de 2015 fija en cuatro puntos:

1. Nombre o razón social y datos de contacto del Responsable, o sea del conjunto, no de la empresa de vigilancia.
2. El tratamiento que se dará a las imágenes y su finalidad.
3. Los derechos que tiene el titular de los datos.
4. Cómo consultar la Política de Tratamiento de la Información del conjunto.

Va en los accesos y dentro de las zonas vigiladas, legible en el lugar donde opera la cámara. En parqueaderos se piensa para quien va conduciendo. Si el sistema graba audio, hay que informarlo.

El mismo decreto acepta que la autorización se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, y la señalización se apoya en esa tercera vía. El silencio nunca cuenta como autorización: la norma lo dice expresamente.

Quién puede ver y pedir las grabaciones

El residente tiene derecho a acceder a las imágenes en las que aparece, no al video completo del parqueadero. La SIC propone un procedimiento que resuelve el caso del 302 sin exponer al administrador:

1. Verifica que quien pide aparezca en la grabación.
2. Pídele fecha, hora y lugar aproximados, para exponer lo mínimo de terceros.
3. Si aparecen otras personas, necesitas su autorización para entregar el video.
4. Si no la tienes, anonimiza: difumina o fragmenta cara y placa de los terceros.

No necesitas autorización del titular en dos casos: cuando la información la requiere una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales y cuando hay orden judicial (Ley 1581, artículos 10 y 13). Eso cubre a la Fiscalía y a la Policía. No cubre al vecino curioso, al miembro del consejo que quiere ver quién llegó tarde, ni al grupo de WhatsApp.

Los plazos son de ley y vale anotarlos en la portería: una consulta se atiende en máximo diez días hábiles, prorrogables por cinco (artículo 14), y un reclamo en quince, prorrogables por ocho (artículo 15). Antes de quejarse ante la SIC el residente tiene que agotar ese trámite contigo (artículo 16): tu procedimiento interno es la primera línea de defensa.

Los documentos que el conjunto necesita por escrito

Son cinco, y ninguno es opcional si hay cámaras operando:

1. La Política de Tratamiento de la Información, con el contenido mínimo del Decreto 1074 de 2015: datos del Responsable, finalidad, derechos del titular, área que atiende reclamos, procedimiento para ejercerlos y fecha de entrada en vigencia.
2. El aviso de privacidad y la señalización. Guarda el modelo: la norma obliga a conservarlo mientras trates esos datos.
3. El contrato con la empresa de vigilancia como Encargada, más confidencialidad firmada con el personal que accede a los monitores.
4. El manual interno de políticas y procedimientos para consultas y reclamos, deber del Responsable en el artículo 17 de la Ley 1581.
5. El protocolo de incidentes. Si hay una violación de seguridad en el sistema, la guía indica reportarla a la Superintendencia.

¿Hay que registrar la base de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos? Solo si el conjunto, como entidad sin ánimo de lucro, tiene activos totales superiores a 100.000 UVT. Revísalo con tu contador.

No tenerlos sale caro: la SIC puede multar hasta 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes, y las multas son sucesivas mientras siga el incumplimiento (Ley 1581, artículo 23).

Cuánto tiempo guardar los videos

La ley colombiana no fija días de conservación para grabaciones de videovigilancia, y cualquier cifra que te vendan como obligación legal no lo es. Aplica el principio de finalidad: el período no puede exceder lo necesario para el fin por el cual recolectaste las imágenes. La SIC pide dos cosas, las dos en tus manos: determina ese período y documenta la supresión. Definir treinta días es defendible si lo justificas en la política; dejar el disco sobreescribiendo sin que nadie sepa cuánto guarda, no.

Cómo dejarlo en orden

1. Levanta el inventario: cuántas cámaras hay, qué encuadra cada una, quién ve los monitores y cuántos días guarda el sistema.
2. Corrige los ángulos que entren a unidades privadas o pasen de la entrada hacia la calle.
3. Redacta la política y el aviso, e instala la señalización.
4. Revisa el contrato de vigilancia y firma confidencialidad con el personal de portería.
5. Publica el procedimiento para pedir grabaciones, con sus plazos.
6. Lleva la política y el presupuesto a la asamblea, que aprueba el presupuesto anual y las cuotas (Ley 675, artículo 38).

El paso seis es el que más se olvida y el que más protege: la decisión tiene que quedar en el libro de actas, que es lo que te respalda cuando alguien cuestione la instalación dos años después. Si existe consejo de administración, revisa qué decide el consejo frente al administrador antes de firmar. Y no le pidas a las cámaras lo que no dan: reconstruyen lo que pasó, no lo evitan. Eso lo hacen el control de acceso y las buenas prácticas de los residentes.

Nada de esto funciona si la política vive en un PDF que nadie encuentra y las solicitudes llegan por WhatsApp a las once de la noche. Tener los documentos donde el residente los consulta y cada solicitud registrada con fecha es parte de cumplir la Ley 1581, y es lo que la Noque centraliza en el panel del administrador y en la app del residente. Si quieres verlo con tu conjunto, puedes hablar con un asesor.