Conselho fiscal do condomínio: o que faz e como analisar as contas

Você foi eleito para o conselho fiscal na assembleia de março, recebeu uma pasta com doze meses de balancetes e extratos, e ficou com a sensação de que precisa ser contador para dar conta. Não precisa. O conselho fiscal do condomínio tem uma função bem delimitada na lei, e dá para cumpri-la bem com organização, as perguntas certas e um parecer escrito que a assembleia consiga entender.

O que é o conselho fiscal do condomínio

O conselho fiscal é o órgão eleito pela assembleia para dar parecer sobre as contas do síndico. O Código Civil trata dele em um artigo só, o 1.356, e nele estão as quatro informações que importam: pode haver conselho fiscal no condomínio, ele é composto de três membros, os membros são eleitos pela assembleia e o mandato não passa de dois anos.

Repare no "poderá haver". O conselho fiscal é facultativo pelo Código Civil, e não há ilegalidade em um condomínio que não tenha. Quem pode tornar a eleição obrigatória é a convenção do seu condomínio, que também costuma detalhar suplentes, periodicidade das reuniões e forma de votação. Antes de qualquer coisa, leia o que a sua convenção diz sobre o conselho: ela manda no que a lei deixou em aberto.

O texto do artigo também não exige que os três membros sejam condôminos. Muitas convenções exigem, então confira a sua antes de eleger alguém de fora do prédio.

O conselho fiscal não aprova as contas

Quem aprova ou rejeita as contas do síndico é a assembleia, não o conselho fiscal. O conselho dá parecer, e parecer é opinião fundamentada: orienta o voto, não substitui o voto.

Isso fica claro quando você junta três dispositivos do Código Civil. O art. 1.348, VIII, põe entre as competências do síndico prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas. O art. 1.350 manda o síndico convocar assembleia uma vez por ano para aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas. E o art. 1.356 dá ao conselho a competência de opinar sobre essas contas.

A consequência prática alivia quem está começando: o conselheiro não carrega a decisão nas costas, carrega a qualidade da informação que chega à assembleia. Se quiser entender primeiro o lado de quem monta os números, vale ler o que o síndico deve apresentar na prestação de contas.

Conselho fiscal e conselho consultivo não são a mesma coisa

O conselho consultivo assessora o síndico nas decisões do dia a dia, enquanto o conselho fiscal examina as contas dele. A confusão tem origem histórica: a Lei 4.591/64, no art. 23, previa a eleição de um Conselho Consultivo com três condôminos, mandato de até dois anos, funcionando como órgão de assessoria do síndico na solução dos problemas do condomínio. O Código Civil de 2002 trouxe o conselho fiscal, com foco nas contas.

Convenções antigas às vezes preveem os dois órgãos, às vezes só o consultivo, às vezes usam o nome de um para a função do outro. Se a sua convenção fala em conselho consultivo e a assembleia elegeu pessoas para olhar as contas, registre na ata exatamente qual atribuição elas receberam. É o que evita discussão sobre a legitimidade do parecer meses depois.

O que pedir ao síndico antes de começar

Pedir a documentação completa de uma vez, por escrito, é o que separa uma análise de uma conversa de corredor. A lista abaixo cobre o que sustenta um parecer:

• extratos bancários de todas as contas do condomínio, mês a mês, inclusive as aplicações;
• balancetes mensais do período, com receitas e despesas separadas por rubrica;
• conciliação entre o saldo dos extratos e o saldo dos balancetes;
• notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento das despesas;
• contratos vigentes (administradora, portaria, limpeza, elevador, seguro, manutenções);
• folha de pagamento e guias de encargos recolhidas;
• relatório de inadimplência e das ações de cobrança em curso;
• extrato específico do fundo de reserva, com entradas e saídas;
• orçamento aprovado em assembleia para o período analisado;
• atas das assembleias do período, para conferir o que foi autorizado.

O síndico tem obrigação legal de guardar esse material. A Lei 4.591/64, no art. 22, §1º, alínea "g", determina que ele mantenha guardada por cinco anos toda a documentação relativa ao condomínio, justamente para eventual necessidade de verificação contábil. Ou seja, "não tenho mais isso" não é resposta aceitável para despesa recente.

Como analisar as contas, passo a passo

A análise fica viável quando você vai do geral para o detalhe, em vez de abrir documento por documento. Uma ordem que funciona:

1. Confira o saldo. Pegue o saldo final do extrato de cada conta no último dia do mês e compare com o saldo do balancete. Se não bate, pare aqui e peça a conciliação antes de seguir.
2. Some as entradas. A receita de taxa condominial do mês deve conversar com a arrecadação prevista menos a inadimplência do período. Diferença grande sem explicação é a primeira pergunta da lista.
3. Confronte com o orçamento aprovado. Rubrica por rubrica, veja onde o realizado estourou o previsto e peça a justificativa de cada estouro relevante. Essa comparação só existe se o condomínio aprovou um orçamento, e é um dos motivos para levar a sério a previsão orçamentária anual.
4. Teste por amostragem. Não tente conferir mil comprovantes. Escolha as dez maiores despesas do período, mais cinco aleatórias de valor médio, e siga cada uma do lançamento até a nota fiscal e o pagamento no extrato.
5. Olhe os contratos. O valor cobrado bate com o contratado? Houve reajuste no período e com qual índice? Teve renovação automática que a assembleia nunca discutiu?
6. Cheque a folha e as guias. Salário pago, encargos recolhidos no prazo, férias e 13º provisionados. Encargo atrasado vira multa e juros, e isso é despesa que ninguém aprovou.
7. Veja o fundo de reserva. Ele foi recolhido na conta certa e usado para o que a convenção permite? Se virou caixa para despesa corrente, isso precisa aparecer no parecer, com valor e data. Vale revisar antes para que serve o fundo de reserva.
8. Acompanhe a inadimplência. Interessa a evolução, não só o número do mês: quantas unidades, há quanto tempo cada uma, e o que foi feito em cada caso.

Anote as dúvidas em uma lista única e mande para o síndico de uma vez, com prazo de resposta. Pergunta pingada por aplicativo de mensagem durante três semanas cansa todo mundo e não deixa registro de nada.

O que o parecer precisa dizer

Um parecer útil diz o que foi examinado, o que foi conferido, o que ficou pendente e o que o conselho recomenda à assembleia. Em uma página dá conta. A estrutura:

1. Identificação. Período analisado, nome dos conselheiros, data da análise e relação dos documentos recebidos.
2. Escopo. O que foi examinado e como. Se a conferência foi por amostragem, diga isso com clareza e informe o tamanho da amostra.
3. Conclusões. O que foi conferido e está consistente, com os números principais: arrecadação, despesa total, saldo final e saldo do fundo de reserva.
4. Ressalvas. Cada ponto não esclarecido, com valor, data e o que falta. Ressalva vaga não serve de nada: em vez de escrever que "as despesas de manutenção estão altas", informe o número da nota, a data, o valor e o documento que deveria estar anexado e não está.
5. Recomendação. Aprovação, aprovação com ressalvas ou não recomendação de aprovação, sempre nos termos do que foi encontrado.

Escreva em português claro, sem jargão de auditoria. O parecer vai ser lido em voz alta numa assembleia, por gente cansada, no fim do dia. Se precisa de glossário, está mal escrito.

Assine os três membros. O conselheiro que discorda registra o voto divergente no próprio documento, em vez de simplesmente não assinar.

Quando o conselho encontra problema

Problema encontrado vira pedido de esclarecimento por escrito antes de virar acusação. A escada, na ordem:

1. Peça a explicação ao síndico, por escrito, com prazo, descrevendo o lançamento exato que gerou a dúvida.
2. Se vier esclarecido e documentado, registre no parecer como ponto examinado e resolvido.
3. Se não vier, registre como ressalva, com valor e data, sem adjetivo e sem acusação.
4. Leve à assembleia. É lá que se decide aprovar, aprovar com ressalvas, rejeitar as contas ou determinar auditoria externa.

Quando o síndico não convoca a assembleia anual, a lei dá saída. O art. 1.350, §1º, do Código Civil permite que um quarto dos condôminos faça a convocação, e o art. 1.355 autoriza a convocação de assembleia extraordinária pelo síndico ou por um quarto dos condôminos. Em casos graves, o art. 1.349 prevê que a assembleia, especialmente convocada, destitua pelo voto da maioria absoluta o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas ou não administrar convenientemente o condomínio. É o cenário extremo, e quem for por esse caminho precisa saber antes como conduzir a destituição do síndico.

O conselho tem um limite, e respeitá-lo é o que dá credibilidade ao parecer: ele examina e opina, não administra o condomínio, não autoriza despesa e não bloqueia pagamento.

Conferir contas fica bem mais rápido quando o condomínio não trabalha com pasta de papel e planilha solta. Na Noque, balancete, comprovante de cada despesa, histórico de cobrança e a prestação de contas ficam no mesmo painel, com o morador acompanhando pelo app. Quer ver como isso funcionaria no seu condomínio? Fale com um consultor.