Datos biométricos para entrar al conjunto: qué ordenó la SIC y qué alternativa debes ofrecer

La administración instaló un lector de huella en la portería peatonal y pidió por circular a los 180 copropietarios que registraran el dedo índice antes del viernes. Tres familias respondieron que no van a entregar nada. ¿Puedes dejarlas afuera hasta que cedan? No, y si el conjunto está en Colombia hay una resolución reciente de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que explica por qué.

Esta guía es para el administrador de propiedad horizontal en Colombia que ya instaló biometría o la está evaluando.

Qué ordenó la SIC y en qué caso

La SIC ordenó a un conjunto residencial de Bogotá dejar de condicionar el ingreso al tratamiento de datos biométricos y habilitar mecanismos alternativos de acceso. La decisión está en la Resolución 52185 de 2025, comunicada el 28 de agosto de 2025, contra el conjunto Parque de los Cipreses Edificio Vista al Parque del Salitre Propiedad Horizontal.

Lo que ocurrió allí: la administración usó reconocimiento facial sin autorización válida de varios residentes y después se negó a borrar los registros cuando pidieron la supresión. Las órdenes fueron tres:

1. Suprimir los datos biométricos de quienes lo solicitaron y de quienes no dieron autorización válida.
2. No condicionar el acceso al tratamiento de datos biométricos, en el entendido de que el reconocimiento facial no puede ser el medio exclusivo de ingreso.
3. Habilitar mecanismos alternativos de ingreso, de carácter no invasivo.

Dos matices que la prensa suele pasar por alto. No hubo multa, fueron órdenes administrativas, aunque el expediente pasó a la Dirección de Investigaciones de Protección de Datos Personales para que evalúe una investigación sancionatoria. Y la SIC no prohibió la biometría en la propiedad horizontal: lo prohibido es exigirla como única puerta de entrada, algo que la entidad califica de desproporcionado y contrario a los derechos al habeas data, a la intimidad y a la libre circulación.

Por qué la huella y el rostro son datos sensibles

En Colombia los datos biométricos son datos sensibles por decisión expresa del legislador: el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 los menciona en la misma lista que los datos de salud y de vida sexual.

El artículo 6 arranca prohibiendo el tratamiento de datos sensibles y solo después abre excepciones. La primera, y la única que de verdad le sirve a un conjunto, es que el titular haya dado su autorización explícita. Tu base legal para la huella es el consentimiento de cada residente, uno por uno.

Juan Carlos Upegui, superintendente delegado para la Protección de Datos Personales, lo resumió así en el VIII Congreso Alta Gerencia en propiedad horizontal, en julio de 2025: "el tratamiento de los datos biométricos y la biometría está prohibida salvo algunas excepciones, cuando se cuente con la autorización explícita del titular de los datos". En la misma intervención pidió revisar la normativa antes de implementar sistemas de entrada de este tipo.

Desde 2019 la SIC insiste en que edificios y conjuntos son responsables del tratamiento de los datos de quienes entran a sus instalaciones. Si ya recorriste ese camino con el circuito cerrado, la lógica es la misma que revisamos en lo que exige la ley de habeas data para las cámaras de seguridad en conjuntos residenciales: la finalidad manda y el consentimiento no se presume.

Cómo se pide una autorización que sirva

Una autorización válida para biometría es previa, expresa, informada y cualificada, y queda guardada de forma que puedas probarla después. Una circular en el grupo de WhatsApp pidiendo el dedo no cumple ninguno de esos requisitos.

Pídela así:

1. Antes de capturar el dato, nunca después. El artículo 9 exige autorización previa e informada, obtenida por un medio que pueda consultarse más adelante.
2. Por escrito o en formulario digital, con fecha y registro de aceptación. El artículo 17 te obliga a conservar copia.
3. Con la finalidad concreta: "control de acceso peatonal a la portería principal", no "seguridad" en abstracto. Lo exige el principio de finalidad del artículo 4.
4. Diciendo que responder es facultativo. El artículo 12 obliga a informarlo cuando las preguntas versan sobre datos sensibles. El residente tiene que saber que puede decir no.
5. Diciendo cuáles son sus derechos y a quién dirigir una consulta o un reclamo dentro del conjunto.

Con los menores de edad el margen es más estrecho. El artículo 7 proscribe el tratamiento de sus datos personales salvo los de naturaleza pública, así que registrar la huella de un niño para abrir el portón es terreno en el que no conviene entrar sin asesoría jurídica.

La alternativa de ingreso que tienes que ofrecer

Si un residente se niega a entregar su huella o su rostro, el conjunto está obligado a darle otra forma de entrar. La SIC mencionó medidas menos invasivas como tarjetas de proximidad, códigos de acceso y personal de seguridad capacitado.

Para que funcione de verdad:

• Que esté disponible el mismo día en que alguien se niega, no "cuando llegue el pedido de tarjetas".
• Que sirva en los mismos accesos y horarios que la biometría. Una tarjeta que solo abre la reja vehicular no reemplaza el torniquete peatonal.
• Que no castigue a quien la usa. Si implica esperar quince minutos a que un guarda la autorice, condicionas el ingreso por otra puerta.
• Que quede por escrito, con el procedimiento para pedirla.

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Qué hacer si el sistema ya está instalado

Si el conjunto ya opera con huella o reconocimiento facial, el camino no es apagar el equipo, es regularizar el tratamiento y dejar constancia de que lo hiciste. En este orden:

1. Haz el inventario del dato: qué se captura, si queda en el equipo de la portería o en la nube del proveedor, cuánto tiempo se conserva y quién puede consultarlo.
2. Revisa si tienes autorización válida de cada titular. Si no existe o no se puede probar, vuelve a pedirla con los requisitos de la sección anterior.
3. Suprime los registros de quien no autorizó y de quien pidió el borrado. En el caso de Bogotá, la negativa a borrar fue parte del problema.
4. Habilita la vía alternativa y comunícala a toda la copropiedad, no solo a quien reclamó.
5. Adopta el manual interno de políticas y procedimientos que exige el artículo 17, con medidas de seguridad para todo el ciclo de vida del dato.
6. Revisa el contrato con el proveedor. Si él almacena los registros actúa como encargado del tratamiento, y el artículo 17 te obliga a exigirle condiciones de seguridad y privacidad.
7. Lleva la decisión a la asamblea o al consejo y déjala en el acta, con la finalidad aprobada y la alternativa habilitada. Si dudas de qué registrar, revisa qué debe contener el libro de actas en Colombia.

Un detalle procesal a tu favor: según el artículo 16, el titular solo puede quejarse ante la SIC después de agotar el reclamo ante el responsable. Tienes diez días hábiles para responder una consulta y quince para resolver un reclamo, y es tu oportunidad de arreglar el asunto antes de que se vuelva un expediente.

Cuánto cuesta equivocarse

Las multas por infringir la Ley 1581 llegan hasta 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes, según el artículo 23, y pueden ser sucesivas mientras siga el incumplimiento. La SIC también puede suspender el tratamiento hasta por seis meses y ordenar el cierre inmediato y definitivo de la operación cuando involucra datos sensibles, justo la categoría de la biometría.

No es teórico. En 2019 la SIC ratificó una multa de 78.124.200 pesos contra el Edificio Carrera Séptima Propiedad Horizontal por recolectar fotos y grabaciones de videovigilancia sin autorización, entre otras fallas, y entonces ya iban 7 sanciones a propiedades horizontales.

Nada de esto se sostiene con un cuaderno en la portería: necesitas saber quién autorizó qué, cuándo y con qué finalidad, y poder mostrarlo cuando un residente lo pida o cuando la SIC lo pregunte. Una aplicación de condominio resuelve buena parte de ese rastro. Es lo que centralizamos en Noque: el panel del administrador y la aplicación del residente comparten el mismo registro, así que la autorización de un visitante, el aviso sobre el nuevo medio de ingreso y el acta que lo aprobó quedan donde puedes encontrarlos. Hay 7 días de prueba gratis con todo liberado y el cobro es por unidad registrada. Si quieres verlo con los datos de tu conjunto, habla con un asesor.