Cota extra no condomínio: quando pode ser cobrada, qual o quórum e quem paga no imóvel alugado

O boleto de novembro do apartamento 41 chegou com uma linha a mais: "cota extra, parcela 1 de 6". A ata resolve o assunto em quatro palavras, ninguém explicou de onde saiu o valor e o inquilino já ligou na administradora avisando que não vai pagar. Cobrança extra é daquelas em que o síndico erra e só descobre meses depois, quando chega a ação anulatória. Três coisas decidem se ela se sustenta: o que financia, o quórum que exigia e quem é o devedor.

O que é uma cota extra de condomínio

Cota extra é uma contribuição adicional, aprovada em assembleia, para cobrir uma despesa que o orçamento do ano não previu. Nos boletos ela aparece com vários nomes: taxa extra, rateio extraordinário, chamada de capital, cota de obra.

O Código Civil não usa a expressão. Ele fala em contribuições dos condôminos, que cada um paga na proporção da sua fração ideal (art. 1.336, I), aprovadas na assembleia anual junto com o orçamento (art. 1.350). A cota extra é o que acontece quando a realidade estoura esse orçamento.

Antes de criar uma, olhe o fundo de reserva. Ele existe para absorver despesa imprevista, e condomínio que recorre a cota extra duas vezes por ano costuma ter problema na montagem do orçamento anual, não no caixa.

O que a cota extra pode financiar

A cota extra serve para despesa real que o orçamento vigente não cobre, e precisa ter finalidade definida antes da votação. Os casos mais comuns:

• reparo estrutural urgente, como prumada rompida, laje infiltrada ou elevador parado;
• obra aprovada em assembleia, da pintura de fachada à troca do portão;
• indenização trabalhista ou acordo judicial que o condomínio perdeu;
• reposição do fundo de reserva depois de uma emergência que o consumiu;
• déficit pontual de caixa, quando uma despesa ordinária subiu acima do previsto.

O que ela não resolve é inadimplência crônica nem taxa defasada. Rateio extra para cobrir quem não paga transfere o problema a quem está em dia; taxa defasada se corrige na assembleia de orçamento, com reajuste declarado.

Qual quórum cada tipo de despesa exige

Não existe quórum único para cota extra: o número vem da natureza da despesa que ela financia, e o Código Civil dá uma regra para cada caso.

Quando a cota extra paga uma obra, valem os arts. 1.341 a 1.343:

• Obras necessárias, que conservam o prédio ou evitam que se deteriore (art. 96, §3º): como regra, não dependem de autorização de assembleia e podem ser feitas pelo síndico, ou por qualquer condômino se ele se omitir (art. 1.341, §1º). Urgentes e de despesa excessiva, quem tomou a iniciativa comunica a assembleia, convocada imediatamente (§2º). Não urgentes e de despesa excessiva, dependem de autorização de assembleia especialmente convocada (§3º).
• Obras úteis, que aumentam ou facilitam o uso do bem (art. 96, §2º): voto da maioria dos condôminos (art. 1.341, II).
• Obras voluptuárias, de mero deleite ou recreio (art. 96, §1º): voto de dois terços dos condôminos (art. 1.341, I).
• Acréscimo às partes comuns (art. 1.342): dois terços dos votos dos condôminos.
• Novo pavimento ou novo edifício no terreno (art. 1.343): unanimidade.

Quando a cota extra paga despesa que não é obra, como folha, seguro, acordo judicial ou déficit de caixa, vale a regra geral: em primeira convocação, maioria de votos dos condôminos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais (art. 1.352); em segunda convocação, maioria dos votos dos presentes (art. 1.353).

Repare na palavra que a lei usa nos quóruns especiais: nos arts. 1.341, 1.342 e 1.343 ela fala em condôminos, não em presentes. Para obra voluptuária ou acréscimo de área comum, conte os dois terços sobre o total do condomínio e registre a conta na ata. Leia a convenção antes: ela detalha o procedimento e pode ser mais exigente que a lei. Na dúvida, revise o que o Código Civil exige para cada tipo de decisão.

Como dividir o valor entre as unidades

A divisão padrão é pela fração ideal de cada unidade, e só muda se a convenção disser outra coisa. É o que está no art. 1.336, I, que obriga o condômino a contribuir na proporção das suas frações ideais, "salvo disposição em contrário na convenção".

Na prática, dois cenários: onde a cobertura tem fração ideal maior, ela paga cota extra maior que o apartamento tipo; onde a convenção adotou rateio igual por unidade, todos pagam o mesmo. Os votos seguem lógica parecida, proporcionais às frações ideais, salvo disposição diversa da convenção (art. 1.352, parágrafo único).

Decidir o critério por aclamação, na reunião, é pedir problema. Leia a convenção antes, como no cálculo do rateio mensal.

O que a convocação e a ata precisam registrar

Para a cota extra ser exigível, ela tem que nascer de assembleia regularmente convocada, com o assunto na ordem do dia e o valor registrado na ata. O art. 1.354 é direto: a assembleia não pode deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.

Criar despesa dentro de "assuntos gerais" é o ponto mais frágil de qualquer cota extra: quem não foi avisado da votação de rateio não teve como comparecer sabendo o que estava em jogo, e é esse argumento que sustenta o pedido de anulação. Descreva na convocação a finalidade, o valor estimado e o número de parcelas, mesmo que o número mude na reunião.

A ata precisa registrar, no mínimo:

• a finalidade da cota, com o que exatamente será pago;
• o valor total, o número de parcelas e os vencimentos;
• o critério de rateio e a base dele na convenção;
• quantos condôminos compareceram, quantas frações ideais representavam e os votos a favor, contra e em abstenção;
• a autorização expressa para o síndico emitir a cobrança.

O último item evita a discussão de que o síndico cobrou por conta própria. A competência dele é elaborar o orçamento anual e cobrar as contribuições (art. 1.348, VI e VII), não criar contribuição nova. E se ele não convocar a assembleia anual, um quarto dos condôminos pode convocar (art. 1.350, §1º).

Quem paga no imóvel alugado: inquilino ou proprietário

Na locação, quem paga depende da natureza da despesa, não do nome da cobrança: o inquilino paga as despesas ordinárias e o proprietário paga as extraordinárias. A base está na Lei 8.245/1991, art. 22, X para o locador e art. 23, XII para o locatário.

O parágrafo único do art. 22 define despesa extraordinária como aquela que não se refere aos gastos rotineiros de manutenção do edifício, e dá exemplos: obras de reforma ou acréscimos que interessem à estrutura integral do imóvel (alínea a), pintura de fachadas, empenas, poços de aeração e iluminação e esquadrias externas (alínea b), obras para repor as condições de habitabilidade (alínea c), instalação de equipamento de segurança e de incêndio, telefonia, intercomunicação, esporte e lazer (alínea e) e constituição do fundo de reserva (alínea g).

O §1º do art. 23 faz o oposto: ordinárias são as despesas necessárias à administração rotineira, de salários e encargos a água, gás, luz e força das áreas comuns, limpeza, conservação, elevadores e pequenos reparos. Dois itens dessa lista surpreendem: rateios de saldo devedor (alínea h) e reposição do fundo de reserva usado em despesa ordinária (alínea i), ambos com a ressalva de não se referirem a período anterior ao início da locação.

Compare as duas listas e aparece a distinção fina que resolve muita discussão: constituir o fundo de reserva é despesa do proprietário, e repor o fundo gasto em despesa ordinária é do inquilino.

O inquilino tem ainda um direito que quase ninguém exerce: pelo §2º do art. 23, ele só está obrigado a pagar essas despesas se comprovadas a previsão orçamentária e o rateio mensal, e pode exigir a comprovação a qualquer tempo. Mande ata e planilha junto com a primeira parcela, sem esperar o pedido.

Para o condomínio, o devedor da contribuição é o condômino (art. 1.336, I), ou seja, o proprietário. A divisão com o inquilino vem do contrato de locação, e o condomínio não é parte nela: se o inquilino não paga, a cobrança segue contra a unidade. Essa fronteira está detalhada em quais despesas o inquilino paga e quais são do proprietário.

O erro que mais gera briga: o nome não decide quem paga

Chamar a cobrança de "cota extra" não a transforma em despesa extraordinária. A classificação olha o que o dinheiro paga.

Dois exemplos do mesmo prédio deixam isso claro. Cota extra para cobrir o 13º dos funcionários e a luz das áreas comuns financia administração rotineira, portanto despesa ordinária, e cai no inquilino. Cota extra para pintar a fachada financia despesa da alínea b do art. 22, parágrafo único, portanto extraordinária, e cai no proprietário.

A saída é descrever a natureza da despesa na ata e repetir a descrição no boleto. "Cota extra, parcela 1 de 6" não diz nada; "cota extra de pintura de fachada, despesa extraordinária, parcela 1 de 6" deixa proprietário e inquilino resolverem entre eles.

Checklist antes de emitir a cota extra

1. Verifique se o fundo de reserva cobre a despesa, total ou parcialmente.
2. Classifique a despesa duas vezes: necessária, útil ou voluptuária, para achar o quórum; ordinária ou extraordinária, para achar o pagador na locação.
3. Convoque todos os condôminos, com finalidade, valor estimado e número de parcelas na ordem do dia.
4. Apure o quórum e registre a conta na ata, com presentes, frações ideais e votos.
5. Defina na ata o critério de rateio e a autorização para o síndico cobrar.
6. Emita o boleto com a natureza da despesa descrita, não só a palavra "extra".
7. Envie ata, orçamento e planilha de rateio a proprietários e inquilinos, e guarde notas fiscais e contratos para a prestação de contas.

Cota extra bem conduzida deixa rastro: pauta clara na convocação, quórum apurado na ata, boleto que explica o que cobra e documento à mão quando alguém pede. Na Noque, convocação, votação com quórum, documentos da assembleia e cobrança ficam no mesmo lugar, e o morador abre o aplicativo e vê a ata que originou a parcela. Quer ver isso no seu condomínio? Fale com um consultor.